Hackathonissa ideoitiin ratkaisuja työympäristöjen kuumimpiin kysymyksiin

Miten houkutella työntekijöitä toimistolle? Millaisia työtiloja jatkossa tarvitaan, ja miten työtyytyväisyyttä voi parantaa mittaamisen avulla? Kuinka hiljaista tietoa saadaan levitettyä hybridiaikana? Muun muassa näihin kysymyksiin haettiin vastauksia, kun samojen pöytien ääreen kokoontuivat asiakaskokemuksen kehittäjät ja kiinteistöalan innovatiivisimmat toimijat.

CXPA Finland järjesti 29.8. yhdessä Raklin, KKY:n, Elisan, Shiruten ja Kiinkon kanssa hackathontapahtuman. Tavoitteena oli vauhdittaa hybridimallien ja työympäristöjen kehitystä uusilla ideoilla.

Lähes sadan osallistujan yhteiskehittely toteutettiin pienryhmätyöskentelynä. Tässä kirjoituksessa perehdytään yleisellä tasolla työympäristöjä ja työntekijäkokemuksia kehittäviin teemoihin. Ryhmien ratkaisuista kuullaan tarkemmin syksyn aikana.

Kuinka saada työntekijät takaisin toimistolle ja miten parantaa työntekijäkokemusta?

Pandemia-aika pakotti organisaatiot digiloikkaan, mikä tehosti työprosesseja suuresti. Pitkään jatkunut yhtäjaksoinen etätyöskentelyn muutti monien arkirutiineja niin hyvässä kuin pahassa, ja nyt sen tuomat haittavaikutukset ovat alkaneet korostua hybridityössä.

Lisääntynyt vapaus ja joustavuus ovat tärkeitä parannuksia aiempaan. Kuitenkin, jos toimistolla käymättömyys korreloi voimakkaasti työmatkan pituuden kanssa, herää kysymys, ovatko prioriteetit kunnossa organisaation ja tiimien edun kanssa. Kulttuuri ja yhteisöllisyys syntyvät kohtaamisissa, joiden laatu on lähityössä parempi. Vastaavasti tiedon ja osaamisen jakaminen, uuden innovointi sekä hyvinvointi kukoistavat yhteisissä toimistokohtaamisissa.

Työympäristöt ovat palanneet, mutta eivät samanlaisina kuin aiemmin. Kohtaamisia ja yhteistyötä korostetaan, mutta käyttöasteet ovat vielä maltillisia (erityisesti maanantaisin ja perjantaisin). Ihmisten tunne tilasta ja työntekemisestä on muuttunut, ja monet ovat alttiimpia häiriöille. Työympäristön pitää palvella laajasti eri työtehtäviä ja tukea erityisesti myös palautumista ja hyvinvointia. Erityisen tärkeää hybridityön onnistumisessa on työntekijäkokemuksen jatkuva kehittäminen.

Lähtökohtana on työpäiväkokemuksen mallintaminen, jossa työkaluina ovat mm. havainnointi, kyselyt ja työpajat. Keskeistä on tunnistaa eri käyttäjätyypit työn luonteen mukaan. Käyttäjäkokemustiedon lähteitä ovat mm. ryhmä- ja tiimihaastattelut, työpajat sekä eri järjestelmistä saatava tieto (esim. sensorit ja työympäristösovellukset). Ideana nousi esille ”Työpäivä-score”, joka mittaa käyttäjän kokemusta siitä, miten toimisto tukee hänen työskentelyään.

Kiinteistön omistajien toimenpiteinä korostettiin laadukkaan palveluympäristön kehittämistä ymmärtäen samalla organisaatioiden tarpeita ja toimintakulttuuria. Näkökulmina nostettiin esille käyttäjäpolun tukeminen, ekosysteemiajattelu sekä tiimi- ja hybriditilojen kehittäminen. Lisäksi korostettiin toimenpiteitä hyvinvoinnin, vastuullisuuden ja kierrätyksen tukemiseksi, josta nousi esimerkkinä työmatkaliikkumisen tukeminen (pyyhepalvelu, sosiaalitilat ja omat kaapit). Ideana nousi myös esille ”Tech labit”, joissa käyttäjäorganisaatiot voivat kokeilla ja kartoittaa uusien teknologioiden mahdollisuuksia.

Hiljaista tietoa eteenpäin – vastuu sekä yksilöillä että tiimeillä!

Hackathonissa pohdittiin myös hiljaisen tiedon siirtymistä pandemian jälkeisessä ajassa. Kun töitä tehdään eri paikoissa, hiljaisen tiedon siirtyminen on aiempaa haastavampaa. Vastuu tiedon levittämisestä on sekä tiimeillä että yksilöillä. Organisaatiossa olevalle tiedonjaolle pitäisi olla tarkoituksenmukainen paikka, josta jokainen sen voi löytää.

Tiimitasolla ongelmaa voi ratkoa erilaisten analyysimenetelmien avulla. Esimerkiksi tiimien osaamisen riskianalyysillä voidaan selvittää, millaista piilossakin olevaa tietoa tiimeissä asuu. Tällaista piilossa olevaa tietoa voi kartoittaa esimerkiksi niin, että pyytää jokaista työntekijää listaamaan kolme sellaista asiaa, jotka hän tietää. Yksilötasolla puolestaan äärimmäisen tärkeitä ominaisuuksia ovat sekä halu jakaa tietoa että uskallus kysyä, kun ei tiedä. Työntekijöiden kannustaminen tällaisen toiminnan automatisointiin onnistuu esimerkiksi kysymysformaatin avulla: istutaan viikoittain yhdessä alas, ja jokainen jakaa jotakin siitä, mitä uutta juuri sen viikon aikana on oppinut tai mistä on saanut kehuja.

Kolmantena konkreettisena ideana ehdotettiin osaamismatriisia. Jokainen työntekijä laittaisi oman osaamisensa nelikentälle. Nelikentän akseleina toimivat ”tätä osaan”–”tätä en osaa” ja ”tätä haluan tehdä”–”tätä en halua tehdä”. Osaamismatriisin avulla saadaan selville, millaista mahdollisesti piilossa olevaa osaamista työyhteisössä on ja millaisia asioita haluttaisiin oppia.

Käyttäjätietoa mittaamalla tyytyväiset työntekijät ja toimivat tilat

Oikeiden asioiden mittaamisella on tärkeä rooli käyttäjäkokemuksen parantamisessa ja esimerkiksi siinä, miten työpaikalle paluusta saadaan mahdollisimman houkuttelevaa. Avainteemoiksi nostettiin työpaikan saavutettavuus, tilojen toimivuus sekä työntekijöiden tyytyväisyys. Saavutettavuuden lisäksi kattavat palvelut ja ympäröivä palvelurakenne ovat merkittävä osa työntekijöiden sujuvaa arkea.

Toimiston fyysiset olosuhteet – kuten lämpötila, akustiikka ja ergonomia – ovat myös tärkeässä roolissa. Osa mitattavista asioista voi olla hyvinkin subjektiivisia, sillä eri työntekijöille sopivat erilaiset työskentelyolosuhteet. Juuri tällaisia työhyvinvointiin liittyviä kysymyksiä voi kyselyin ja mittauksin selvittää helposti.

Nykyiset työympäristösovellukset kattavat pääosin keskeisiä työntekijäkokemuksen osa-alueita. Erityisesti korostettiin ”tilavarausten Tinderiä”, jonka avulla näkee helposti, ovatko lähimmät työkaverit samaan aikaan työpaikalla, ja millaisissa paikoissa pääsee työskentelemään. Kuten tapahtumassa todettiin: ”Loppujen lopuksi kyse on tunnetilasta. Kun on hyvä työntekijäporukka koossa, töiden tekeminen on sekä hauskaa että tuottavaa.”

Ideoista konkretiaksi – tarkemmat tapauskuvaukset luvassa syksyn aikana

Hackathon tuotti paljon ideoita uudistumiseen, ja ryhmien ratkaisuja avataan tarkemmin syksyn aikana. Uskon, että näistä löytyy hyviä syötteitä organisaatiokohtaiseen kehittämistyöhön!