Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kiinteistönomistajat ja rakennuttajat Rakli ry (1070296-2), Annankatu 24, 00100 Helsinki
rakli@rakli.fi
Yhteyshenkilö: Aija Tasa, johtaja, aija.tasa@rakli.fi
2. Keiden tietoja käsittelemme
Käsittelemme seuraavia tietoja:
- jäsenten ja potentiaalisten jäsenten yhteyshenkilöt ja henkilöstö
- jäsenet
- potentiaaliset jäsenet
- sidosryhmät ja sidosryhmien henkilöstö
- sidosryhmiin kuuluvat henkilöt
- verkkosivustojen käyttäjät
- asiamiesyhdistysten jäsenet (Kiinteistönomistajat ja rakennuttajat Rakli ry hoitaa seuraavien yhdistysten asiamiestehtäviä ja toimii näiden rekisterinpitäjänä: Suomen Kauppakeskusyhdistys ry, Suomen opiskelija-asunnot SOA ry ja Rakennuttajatoimistojen Liitto Ry)
3. Tiedot, joita käsittelemme
Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia toiminnassamme ja tietoja, joita meille on toimitettu. Edustamasi jäsenen henkilöstöön kuuluva henkilö voi myös toimittaa meille tietoja. Tietoja, joita käsittelemme ovat rekisteröidyn
- nimi,
- postiosoite,
- puhelinnumero,
- sähköpostiosoite,
- työnantaja,
- rooli/titteli,
- kieli,
- syntymäaika,
- erityisruokavalio (tapahtumahallintaosiossa).
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Käsittelemme tietoja jäsenyyssuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi, viestinnän ja tiedottamisen toteuttamiseksi, tapahtumakutsujen lähettämiseksi, edunvalvontaa ja markkinointia varten.
Jäsenet yhteyshenkilöineen
Käsittelyn tarkoitus: Jäsenyyssuhteen ylläpito ja sen edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen.
Käsittelyperuste: 1) yhdistyslaki, 2) rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Potentiaaliset jäsenet yhteyshenkilöineen
Käsittelyn tarkoitus: Markkinointi ja viestintä
Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Sidosryhmiin kuuluvat henkilöt
Käsittelyn tarkoitus: Edunvalvonta ja viestintä, tapahtumakutsut
Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Verkkosivustojen käyttäjät
Käsittelyn tarkoitus: Verkkosivustojen kautta tulevat yhteydenottopyynnöt. Verkkosivustojen rajoitettujen osien käyttö.
Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia toiminnassamme. Pääsääntöisesti käsittelemme tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Rekisteröidyn edustaman jäsenen henkilöstöön kuuluva henkilö voi myös toimittaa meille tietoja.
Tietoja, joita käsittelemme ovat: nimi (yksilöinti ja yhteydenpito), postiosoite (yhteydenpito), puhelinnumero (yhteydenpito), sähköpostiosoite (yhteydenpito), työnantaja tai yritys (jäsenyyssuhteen hoitaminen, markkinoinnin kohdentaminen), rooli tai titteli (jäsenyyssuhteen hoitaminen, markkinoinnin kohdentaminen), kieli (jäsenyyssuhteen hoitaminen), syntymäaika (yksilöinti), erityisruokavalio: tapahtumien järjestäminen.
6. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se jäsenyys, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa tai jäsenen yhteyshenkilö vaihtuu toiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään tai jäsenen muulta yhteyshenkilöltä tai julkisista lähteistä. Tietoja päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle tai jäsenen muu yhteyshenkilö ilmoittaa rekisterinpitäjälle tai saadaan tieto julkisesta lähteestä.
Potentiaalisten jäsenten yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kunnes yhteyshenkilö vaihtuu toiseksi.
Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin henkilö toimii tehtävässä, jossa yhteydenpito häneen on tarpeellista.
Uutiskirjelistaltamme pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen rakli@rakli.fi
Tarkastusoikeus: Rekisteröidystä on oikeus tarkistaa hänestä tallentamamme henkilötiedot. Mikäli rekisteröity havaitsee tiedoissaan virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröity voi pyytää meitä korjaamaan ja täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti, tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.
Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojaan suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus: Mikäli rekisteröity kokee, että rekisteröityä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, rekisteröidyllä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme rekisteröidylle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisustamme, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
8. Mistä saamme tiedot
Jäseniä ja jäsenten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot saadaan häneltä itseltään tai jäsentä edustavalta toiselta yhteyshenkilöltä tai julkisista lähteistä. Sidosryhmien ja sidosryhmien henkilöstön tiedot saadaan häneltä itseltään tai sidosryhmää edustavalta henkilöltä tai julkisista lähteistä.
9. Kuinka suojaamme tiedot
Käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja yksityisyyttä kunnioittaen ja henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää. Suojaamme tiedot asianmukaisesti. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin ja salasanoin. Mahdollisia paperisia asiakirjoja säilytetään niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.
Järjestelmämme on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään rekisterinpitäjän työntekijät, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Rekisterimme sijaitsevat virtuaalipalvelimella tai pilvipalvelussa, jonne pääsy asiattomilta on estetty. Rekistereistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Kiinteistönomistajat ja rakennuttajat Rakli ry:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksi antaman kolmannen osapuolen rekisterinpitäjän lukuun toteuttaman kyselyn tai selvityksen tekemiseksi (esimerkkinä Kiinteistönomistajat ja rakennuttajat Rakli ry:n mainekysely). Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Milloin mahdollista, olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Jotkin palveluntarjoajistamme saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.
12. Evästeet
Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimen ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.
Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta käyttäjä voi halutessaan voi muokata selaimensa asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Evästeet voi välttää muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.