Hyviä käytäntöjä: paluu toimistojen uuteen normaaliin

Yhteiskunta on avautumassa, ja on tärkeää, että käyttäjäorganisaatiot, kiinteistönomistajat, managerit ja palveluntarjoajat tekevät laajasti yhteistyötä turvallisen paluun mahdollistamiseksi toimistoissa. Avaintekijä onnistuneelle työhön paluulle on turvallisuuden ja terveyden turvaaminen sekä turvallisuuden tunteen luominen työntekijöille. Vastuullisilla ja harkituilla toimilla voimme tehdä nämä mahdolliseksi. Jokaisen on myös henkilökohtaisesti huolehdittava, ettei saavu sairaana työpaikalle ja huolehtii hyvästä käsihygieniasta.

Mitä siis tulee ottaa huomioon, kun toimistoissa tehdään paluuta uuteen normaaliin? Olemme RAKLIssa laatineet jäsenillemme yhteenvedon hyvistä käytännöistä ja huomioitavista näkökulmista, jota päivitämme tarpeen mukaan. Keskeisenä lähdeaineistona ovat olleet jäseniltämme saadut kokemukset ja käytännöt.

Ennen paluuta 

Jotta paluu toimistoihin tapahtuu turvallisesti ja rajoitukset huomioiden, on toimistoissa mietittävä arki uudelleen. Tämä vaatii huolellista valmistautumista, tilanteiden ennakointia ja yhteistyötä niin organisaatioiden sisäisesti kuin ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Lähtökohtia suunnitelmalliselle paluulle:

• Suunnitteluun mukaan laajasti keskeiset sidosryhmät
  • Ulkoinen: käyttäjäorganisaatio, kiinteistönomistaja, manageri, palveluntarjoajat
    (mm. työterveys, ravintolapalvelut, ylläpito) ja urakoitsijat
  • Sisäinen: ylin johto, bisnesyksiköt, henkilöstöjohto, toimitilajohto, turvallisuus, ICT, hankinta, viestintä, rahoitus, Legal ja työntekijät
• Kaikkien toimintojen uudelleen arviointi
  • Toimiston arki ja sen toiminnot on syytä käydä yksityiskohtaisesti läpi, ja miettiä kuinka paluu toimistolle voidaan toteuttaa rajoitukset huomioiden
  • Työntekijän polun kuvaaminen päivän aikana, työmatkat ja liikkuminen työympäristössä. Keskeisiä näkökulmia liikkumisreitit, kohtaamiset, alueet, joissa tiimien, yksiköiden ja yritysten yli kohdataan (mm. neuvotteluhuoneet, yhteiset tilat ja henkilöstöravintolat)
• Vaiheittainen paluu toimistolle
  • Työntekijöiden tulon porrastaminen, yksiköiden jakaminen ja usean työvuoron hyödyntäminen
  • Huomioiden muun muassa työtehtävien luonne, etätyöskentelymahdollisuudet ja työmatkan turvallisuus
• Selkeä ja käytännöllinen ohjeistus siitä, mitkä asiat on huomioitava toimistolla työskennellessä
  • Kertokaa tehdyistä toimenpiteistä, joilla tilojen turvallisuus on varmistettu
  • Ohjeistuksia (kuvalliset toimii mainiosti!) on hyvä olla tietoiskujen omaisesti eri tiloissa
  • Tiedon jakaminen eri viestintäkanavia hyödyntäen
  • Se, mikä toimii toisessa organisaatiossa ei ehkä toimi omassa, joten jokaisen organisaation laadittava yksilöllinen ohjeistus
  • Valmius päivittää ohjeistusta pikaisestikin tarpeen mukaan
• Testiryhmä, joka käy läpi ohjeistuksen ja varmistaa niiden toimivuuden
  • Jatkossa työympäristöfasilitaattorit voivat kerätä jatkuvasti hyviä uusia toimintatapoja viestinnän ja ohjeistusten päivittämisen tueksi
• Palautekanavat ja tavat, joiden avulla työntekijät voivat antaa palautetta ja huomioita työympäristöön liittyvissä asioissa

Paluun aikana

Tilojen käyttö

Tilojen käytössä tulee varmistaa, että 2 metrin etäisyys ihmisten välillä on mahdollista säilyttää, sillä pisaratartunnassa pisarat leviävät 1-2 metriin asti.  Tämä tarkoittaa muutoksia niin työpisteiden sijoittumiseen kuin esimerkiksi yhteisten tilojen käyttöön. Fyysisen ympäristön mitoitus ja kapasiteetti voi muuttua merkittävästi, kun työympäristöä muokataan siirtymävaiheessa turvalliseksi.

Harkittavia toimenpiteitä ja keinoja:

• Työympäristön ja työpisteiden jakaminen uudelleen
  • Yksilötyöpisteinä voidaan käyttää kaikkia 2 metrin etäisyydellä olevia työpisteitä, jotka voidaan merkitä esimerkiksi tarroilla
  • Neuvotteluhuoneiden jakaminen tarpeen mukaan yksilötyöpisteiksi, esimerkiksi kaikki maksimissaan 4 henkilön huoneet yhden henkilön työpisteiksi ja suuremmat 2 metrin turvavälien mukaan
  • Liikkumistarpeiden ymmärtäminen ja toimintojen mahdollinen uudelleensijoittelu, kuten kahvipisteet
  • Desinfiointipisteiden määrittäminen 
  • Turvavälitarrojen hyödyntäminen ja opastukset, esimerkiksi kulkusuunnat, portaiden käyttö)
  • Pleksit ja hygieniaratkaisut sekä kosketusten vähentäminen yleisille pinnoille
• Käytännöt yhteisten tilojen käyttöön 
  • Kahvihuoneet, neuvotteluhuoneet, hissit  
  • Henkilöstöravintolat ja käytännöt syömiseen
• Käytännöt vierailijoiden osalta
  • Esimerkiksi vierailijoiden ohjaaminen tiettyihin tiloihin, joissa tehostettu siivous  
  • Tiloihin vaihtoajat
• Siirtyminen toimistolle ja kotiin, tartuntariskin hallitseminen työmatkoilla
• Kaluste- ja teknologiainvestoinnit
• Käyttöasteiden seuranta ja tilankäytön ja palveluiden optimaalinen mitoittaminen reaaliaikaisen käyttöastetiedon pohjalta
  • Varausjärjestelmät työpisteille ja neuvottelutiloille

Kiinteistöjen tekniikka ja palvelut  

Toimiston arjen muutokset tulee huomioida myös kiinteistöjen tekniikassa ja sopeuttaa toimet vallitsevaan tilanteeseen. Teknologian hyödyntäminen, kuten käyttöasteiden seuraaminen, mahdollistaa esimerkiksi siivouksen toimenpiteiden mitoittamisen tilojen käytön mukaan. Mitä laadukkaampaa tietoa kiinteistöjen käytöstä on saatavilla, sitä helpompi on suunnitella oikeanlaisia toimenpiteitä niin tilojen käytön kuin kiinteistöjen ylläpidon kannalta.

Tarkistettavia/harkittavia toimenpiteitä:

• Talotekniikan säätäminen muuttuneeseen käyttöön 
• Teknologian hyödyntäminen
  • Käyttöasteiden reaaliaikainen seuranta 
  • Data ihmisten käyttäytymisestä, jonka pohjalta voidaan arvioida ja suunnitella optimaalisia liikkumisreittejä tilanteen muuttuessa 
• Tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin omat lausekkeet varautumisista erilaisiin epidemioihin 
• Kriittisten laitteiden huomioiminen suunnitelmissa ja ylläpidossa 

 Ilmanvaihto 

Koronaviruksen leviämisessä pisaratartuntojen merkitys on suuri. Myös aerosolihiukkasten välityksellä tapahtuvat tartunnat ovat todennäköisiä, jos suljetussa tilassa ilmanvaihto on riittämätön, ihmisiä on liikaa ja tilassa oleskellaan pitkän aikaa. Pitkien välimatkojen yli aerosolien välityksellä tapahtuvat tartunnat ovat kuitenkin erittäin epätodennäköisiä.

Huomioitavia asioita:

• Ilmanvaihtoa ei yleensä kannata tehostaa koronaviruksen torjunnan vuoksi vaan normaali säännöstenmukainen ilmanvaihto riittää varmistamaan tilojen puhtauden
• Kiinnittäkää huomio ilman kulkureitteihin
  • Työtiloissa ilmanvaihtoa syytä tarkastella työpisteittäin. Likaisen ilman kulkeutuminen työpisteeltä toiselle pitäisi estää
  • Erityisesti neuvottelutiloissa on syytä varmistaa, että ilmanvaihto on riittävä, käyttäjämäärät on mitoitettu oikein ja ettei tiloissa oleskella yhtäjaksoisesti pitkiä aikoja

Siivous 

Tiloissa, jotka ovat aktiivisessa käytössä, syytä kiinnittää erityistä huomiota kosketeltavien pintojen siivoukseen. Pintojen siivouksessa voidaan käyttää samoja aineita ja siivousmenetelmiä kuin normaalitilanteessakin.

Huomioitavia asioita:

• Portaiden käsijohteet, toimistotiloissa työpisteet, ovien kahvat sekä hissien ja valaistuksen kytkimet ovat esimerkkejä pinnoista, joiden siisteyteen kiinnitettävä aiempaa enemmän huomiota. 
• Siivouksen tehostaminen tilojen käytön mukaan; esimerkiksi neuvottelutilat ja työpisteet on hyvä siivota aina käyttäjien vaihtuessa
• WC- ja pesutiloissa on varmistettava, että saatavilla on aina saippuaa ja käsipyyhkeitä  
• Tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin omat lausekkeet varautumisista erilaisiin epidemioihin