Kun työympäristö kilpailuvaltiksi muuttui

Työympäristöjohtamisessa on työn tekemisen tapojen muuttumisen myötä siirrytty mielenkiintoiseen vaiheeseen. Mobiilit ratkaisut ja uusi teknologia mahdollistavat työskentelyn missä vain, eikä työpaikalle tuleminen ole välttämätöntä. Siksi sen pitääkin olla työn tekemisen ympäristönä niin ylivertainen ja toimiva, ettei toimistolta malta pysyä poissa. Sitä, miten yrityksen ydintoimintaa ja uusia työn tekemisen tapoja tukevia työympäristöjä luodaan, pohdittiin RAKLIn Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä -klinikalla.

RAKLI kokosi talven aikana 17 organisaation edustajat neljään työpajaan kuulemaan tarinoita muutoksista, joiden tuloksena on syntynyt Suomen kiinnostavimpia monitilatoteutuksia, sekä keskustelemaan kokemuksistaan muutosten johtajina. Kiinteistöalan ammattilaisten työnkuva mullistui melkoisesti, kun työympäristöjen tarjoaminen ei enää tarkoita vain tilaprojekteja, vaan palvelun ja sisällön merkitys korostuu prosesseissa uudella tavalla. Klinikan tulosseminaarissa kuultiin neljä esimerkkiä siitä, mitä tämä käytännössä tarkoittaa.

Yhteisöllisyys ja vuorovaikutus houkuttelevat

Kiinteistösijoittajan roolista työympäristömuutosten tukijana puhui Kristiina Borg tulosseminaarille hienot puitteet tarjonneesta Kevasta. ”Sijoittaja ei enää ole vain seinien vuokraaja, vaan työympäristön tarjoaja. Tämä vaatii uudenlaista kehitystyötä ja kykyä konseptoida”, kuvaili Kristiina Borg. Esimerkiksi Tilastokeskuksen toimitalossa päävuokralaisen tiivistettyä tilankäyttöään, Keva on muokannut osan tiloista useamman organisaation käyttöön. Tampereella puolestaan Nokialta ja Microsoftilta vapautunut talo on saamassa selkeästi erottuvan sisällön ja uuden Farmi-nimen. ”Ajattelemalla rohkeasti uudella tavalla luomme palvelukonseptin, joka houkuttelee käyttäjiksi teknologiayrityksiä, jotka hyötyvät Tampereen teknillisen yliopiston läheisyydestä ja rakennuksessa olevista erikoistiloista”, Kristiina Borg kertoi.

Kevan omassa päätoimitalossa on myös alkamassa kiinnostava muutosmatka. Lähtökohtana on toimintakulttuurin muutos yhteistyötä painottavaan suuntaan. ”Näemme, että toimintatapojen muuttaminen parantaa Kevan kilpailukykyä ja vetovoimaa työpaikkana. Palvelumuotoilun avulla olemme kirjoittaneet Kevan tarinaa, joka avaa työntekijöillemme heidän rooliaan osana laajempaa kokonaisuutta”, Kristiina Borg perusteli tulevaa muutosta. Työympäristön uudistamisella saavutetaan parempi vuorovaikutus ja lisätään työntekijöiden tasapuolisuutta, kun koppikonttorista siirrytään nykyaikaiseen monitilaan, jossa omia työpisteitä ei ole.

K-kampusta on odotettu

Keskon toimitilahanketta esitteli Leif Backman. Tekeillä on 1750 keskolaisen moderni työpaikka, joka keväällä 2019 kokoaa konsernin vihdoin yhteen paikkaan. ”Meillä kehitystyön lähtökohtana on tehdä ainutlaatuinen toimialojen alustakampus. Tavoitteena on työn teon tapojen merkittävä uudistaminen ja suunnittelua tehdään täysin liiketoiminnan ehdoilla”, Backman sanoi. Mittavassa projektissa on mukana laaja joukko keskolaisia. Heistä 60 osallistuu työryhmäverkoston toimintaan ja lisäksi on muodostettu intressiryhmät, jotka pääsevät ensimmäisinä vastaamaan tulevaa työympäristöä koskeviin kyselyihin.

”Meillä työympäristöt ovat olleet tasoltaan kovin vaihtelevia ja hajallaan eri puolilla pääkaupunkiseutua. Yhteistä päätoimitaloa on odotettu kauan ja innostus uudesta K-kampuksesta on sen mukaista”, Leif Backman kertoi tyytyväisenä. Hankkeen kestoksi on asetettu 40 kuukautta. Sinä aikana kuljetaan kohti uutta työn tekemisen mallia, ”connected workia”. Leif Backman korosti, että parhaiden ratkaisujen aikaansaamiseksi kannattaa heti hankkeen alkuvaiheessa panostaa arjen järjestelmien kehittämiseen sekä suunnittelijoiden ja rakentajien varhaiseen kuunteluun ja yhteistyöhön. K-kampuksella tullaan näkemään useita ainutlaatuisia toteutuksia, kuten toiminnan tuomista uudella tavalla näkyville sekä kumppaniyritysten kanssa tiivistyvää yhteistyötä. ”Luonnollisesti myös kaupallisuus on toteutuksessa vahvasti mukaan”, Leif Backman paljasti.

Kolmen toimijan yhteinen työtila

Yksi Suomen tämän hetken kiinnostavimmista työympäristöistä löytyy Porkkalankatu 1:stä. Siellä yhteisiin tiloihin on muuttanut kolmen organisaation, Tekesin, Finpron ja Finnveran muodostama Team Finland -kokonaisuus. ”Meillä kaikilla oli samoihin aikoihin edessä uuden toimitilan etsiminen. Asiakkaat ovat pitkälti samoja ja tästä syntyi ajatus, että mitäpä jos toteuttaisimmekin yhteisen työympäristön”, Laura Ylä-SulkavaTekesiltä kuvaili taustoja. Tästä oivalluksesta lähti liikkeelle 600 henkilön yhteisen monitilan suunnittelu, jonka tavoitteena oli parantaa paitsi työn tekemisen edellytyksiä ja työhyvinvointia, myös asiakkaiden palvelua.

Projektin aikana työntekijöiden huolenaiheet olivat hyvin konkreettisia: riittävätkö työpisteet kaikille, mihin tavarat jatkossa laitetaan, pärjäänkö ilman paperia, lisäävätkö yhteiset näppikset tartuntavaaraa ja kuinka käy parkkipaikkojen kanssa. ”On ollut hienoa huomata, että muuttopäivän jälkeen kukaan ei ole näistä asioista enää kysellyt. Etukäteishuolet eivät siis toteutuneet ja uusien asioiden kanssa on opittu elämään ja toimintatapoja kehittämään. Kun hupitoimikuntamme esitti pikkujouluissa humoristisen videon arjesta monitilaympäristössä, tiesin, että sopeutuminen uuteen työympäristöön on hyvässä vaiheessa”, Laura Ylä-Sulkava summasi. Onnistuneeseen lopputulokseen on päästy huolellisella toteutuksella ja valmentautumisella muutokseen. Suuri merkitys on ollut yhdessä laadituilla tavoitteilla, arvoilla ja pelisäännöillä, jotka ovat syventäneet luottamusta ja helpottaneet organisaatioiden yhteistoimintaa.

Otaniemessä palvelee oma äppi

Aalto-yliopiston Otaniemen kampuksesta kehitetään uudenlaista työympäristöverkostoa. Rakennusten käyttötarkoituksia monipuolistetaan ja esimerkiksi kirjastosta on tullut moderni oppimiskeskus. Opiskelijoiden käyttämien tilojen lisäksi muutoksen kourissa ovat myös yliopiston työntekijöiden arjen ympäristöt. ”Tavoitteenamme on lisätä yhteisöllisyyttä ja auttaa ihmisiä työskentelemään muuallakin kuin omassa kotipesässään. Pian avautuva Metrokeskus esimerkiksi moninkertaistaa alueen ravintola- ja kahvilatarjonnan, mikä tuo alueella työskentelyyn lisää mielenkiintoisia vaihtoehtoja”, kertoi Satu Kankaala. Jo tuhansia kertoja ladattu Aalto Space -mobiilisovellus on kehitetty helpottamaan Otaniemessä opiskelua ja työskentelyä. Sen avulla selviää esimerkiksi luentosalin tai vapaana olevan ryhmätyötilan sijainti.

Tulosseminaarin lopuksi Jyrki Laurikainen ja Mikko Östring paljastivat, että RAKLI on luomassa uuden konseptin, joka jatkaa klinikalla hyväksi koettua kokemusten vaihtamisen mallia. Syksyllä alkavissa workplace benchmark morning -tilaisuuksissa pääsee vierailemaan kiinnostavissa työympäristöissä ja kuulemaan niiden toteutuksesta.

Klinikan alustavia tuloksia Mikko Östring: Työympäristö nyt – kun pelkkä tila ei enää riitä