Toimitilat ja toimintaympäristöt, työn ja kaupan murros, tulevaisuuden ennakointi, Suomen Kauppakeskusyhdistys ry:n toiminnanjohtaja
Hybridityössä työnteon paikkoja on useita ja työtä tehdään siellä, missä se parhaiten sujuu. Työympäristökehittämisen asiantuntijat, Mikko Östring RAKLIsta, Ville Inkeri Newseciltä ja Kristiina Borg CBRE:ltä murtavat hybridityön myytit ja uskomukset.
Myytti 1. Työntekijä voi aamulla herätessään valita vapaasti, missä päivällä työskentelee
Totta ja tarua. Joustava etätyömalli, luottamuksen kulttuuri ja teknologia mahdollistavat sen, että työntekijä voi valita missä ja milloin hän töitään tekee. Hybridityössä on kuitenkin tärkeä sopia yhdessä pelisäännöistä, millaista työtä tehdään toimistolla ja millaista työtä voi tehdä etänä. Tiimeissä on myös hyvä käydä läpi päivät, jolloin ollaan toimistolla ja tavataan kollegoita. Kotitoimistolla voidaan esimerkiksi tehdä rutiinitöitä ja raportin kirjoittamista ja toimistolle tullaan pitämään tiimi- ja suunnittelupalavereita. Työnteon raameista sopiminen helpottaa työntekijän oman työn johtamista ja työpäivien suunnittelua.
Myytti 2. Joustava etätyömahdollisuus on valtti rekrytoinnissa
Totta. Toki tietotyön puolella etätyö mielletään monesti jo normaaliksi tavaksi toimia, eikä niinkään saavutetuksi eduksi. Yleisesti työntekijät arvostavat joustavaa työntekoa ja monipaikkaisuutta. Yhtä lailla monet työntekijät arvostavat myös viihtyisiä ja monipuolisia toimistotiloja. Toimivat hybridityön käytännöt yhdistävät lähi- ja etätyön parhaimmat puolet ja tuovat joustavuutta arkeen.
Myytti 3. Hybridityössä työntekijät joutuvat eriarvoiseen asemaan riippuen siitä ovatko he etätöissä vai toimistolla
Tarua ja totta. Tasavertaisuus etätyöläisen ja toimistotyöläisen välillä voi olla haastavaa, mutta ei mahdotonta. Tiimissä on hyvä esimerkiksi sopia, kuinka hybridipalavereihin osallistutaan ja pyydetään puheenvuoroja. Työnteon kokemukset, sosiaalisuus ja osallisuus, ovat erilaisia toimistolla ja kotona, mutta oikein johdettuna työtekijät on mahdollista huomioida arjessa tasapuolisesti.
Myytti 4. Toimistotilojen rooli pienenee
Tarua. Toimistotilojen rooli ennemmin korostuu, kun hybridityö muuttaa tilojen käyttöä. Toimistoissa tullaan jatkossa tarvitsemaan entistä enemmän tiimityöskentelyyn sopivia tiloja, joissa työntekijät voivat tavata ja tehdä yhdessä töitä. Samaan aikaan tarvitaan myös pienempiä tiloja etäkokouksiin. Jatkossa organisaatioissa kannattaa seurata tarkasti toimistotilojen reaaliaikaista käyttöastetta, jotta tiloja voidaan kehittää muuttuvien tarpeiden mukaan. On hyvä myös huomata, että toimiston hyvä sijainti palveluiden äärellä ja helppo saavutettavuus nousevat entistä tärkeämmiksi, jotta työntekijät haluavat tulla toimistolle.
Myytti 5. Hybridityö on pelkkää kaaosta
Tarua. Hybridityöhön ei tarvitse siirtyä yhdessä yössä. Työntekemisen tapoja voi muuttaa askel kerrallaan ja kokeillen. Toimistotiloissa ei välttämättä heti tarvitse tehdä radikaaleja muutoksia tai kymmeniä uusia sääntöjä työyhteisölle. Muutos hybridityöhön on hyvä ottaa vakavasti ja ymmärtää oman organisaation toiminnan luonne ja työtavat, jotta siirtymä hybridityöhön sujuu kommelluksitta. Onnistuneessa siirtymisessä kuunnellaan jatkuvasti työntekijöiden ja tiimien tarpeita herkällä korvalla ja reagoida niihin sitä mukaan kuin niitä tulee.
Myytti 6. Hybridityö ei ole mitään uutta
Totta ja tarua. Osalle organisaatioista monipaikkainen työ oli tuttua jo ennen koronapandemiaa. Kuitenkin meillä oli iso joukko organisaatioita, joissa tehtiin harvoin tai ei lainkaan etätöitä. Lähtötilanteesta riippumatta työprosessit, työtavat, teknologia ja työympäristö kehittyvät jatkuvasti ja organisaatioiden on hyvä pysyä kehityksessä mukana.
RAKLI toteuttaa kevään ja syksyn 2021 aikana yhteistyössä CBRE:n, Newsecin, JLL:n ja Rapalin kanssa Parhaat käytännöt tulevaisuudenkestäviin työympäristöihin ja työympäristöjohtamiseen -klinikan. Klinikassa on mukana 27 organisaatiota ja tuloksena kootaan hybridityön parhaat käytännöt. Lisätietoa klinikasta.
RAKLIn toteutti marraskuussa 2020 kyselyn tulevaisuuden työympäristöistä. Kyselyyn vastasi 40 työympäristön käyttäjäorganisaatiota, jotka työllistävät yli 50 000 henkilöä sekä 14 sijoittajaorganisaatiota, jotka hallinnoivat yli 8 000 000 m²:n kiinteistökantaa. Tutustu kyselyn tuloksiin.