Toimitilat ja toimintaympäristöt, työn ja kaupan murros, tulevaisuuden ennakointi, Suomen Kauppakeskusyhdistys ry:n toiminnanjohtaja
RAKLIn toteuttaman kyselyn mukaan toimistotilojen käyttäjät ja tilojen vuokranantajat odottavat koronatilanteen rauhoittumista ja paluuta uuteen toimistoelämään. Yritykset uskovat, että jatkossa etätyön määrä kasvaa ja toimiston tilat muuttuvat yhteisöllisimmiksi. Epävarmuus tulevaisuudesta kasvattaa joustavien vuokrasopimusten suosiota.
Kyselyn teemat käsittelivät työympäristön roolia liiketoiminnan tukena, tilojen käyttöä, vuokrasopimusten pituutta ja joustavuutta sekä koronapandemian vaikutuksia. Toimistotilojen käyttäjät ja tilojen sijoittajaomistajat uskovat etätöiden suosion jatkuvan, kun koronapandemia helpottaa. Vastaajat arvioivat, että jatkossa toimistotyöntekijät tekevät keskimäärin kolme päivää viikossa etätöitä.
Etätyön yleistyessä toimistotilan tarve vähenee kyselyn mukaan suurimmalla osalla yrityksistä neliömäärissä noin 10–30 prosenttia. Erot organisaatioiden välillä ovat kuitenkin merkittäviä. Lähes joka viidennes vastaajista uskoo, että tilan tarve vähenee jopa puolella ja joka kymmenes vastaajista uskoo tilantarpeen kasvavan tulevaisuudessa.
Epävarmuus tilojen tarpeesta saa käyttäjäyritykset suosimaan entistä lyhyempiä vuokrasopimuksia. Vuokrakohteissa toivottiin myös tilojen joustavuutta erityisesti pinta-alan suhteen. Puolet käyttäjistä on valmiita maksamaan enemmän, jos vuokrasuhde on joustava.
”Viimeistään keväästä jatkunut etätyöjakso on osoittanut, kuinka suuri merkitys työtapojen ja työympäristön jatkuvalla kehittämisellä on organisaatioiden toiminnalle. Edelläkävijät ovat kehittäneet monipaikkaista työskentelyä pitkään ja lähtivät poikkeusaikaan paalupaikalta. Vastaavasti osalle organisaatioista toimistotilan käyttö voi muuttua suurestikin. Joustavuus korostuu niin organisaatioille kuin työntekijöille. Uusille työympäristöratkaisuille on kysyntää ja markkina monipuolistuu”, RAKLIn Toimitilat-toimialan johtaja Mikko Östring kertoo.
Toimistoissa kohdataan työkavereita ja tehdään töitä yhdessä
Sekä käyttäjäorganisaatiot sekä sijoittajaomistajat uskovat toimistotilojen laadun korostuvan entisestään. Yritysten haasteeksi voi muodostua kuinka houkutella työntekijät takaisin toimistolle. Kyselyn vastaajien mukaan työtilat muuttuvat entistä enemmän kollegoiden välisiin kohtaamisiin ja vuorovaikutukseen sopiviksi. Toimistoista haetaan hyviä projektityötiloja ja videoneuvottelutiloja. Yksin tehtävä työ siirtyy enemmän etätyöpisteille.
Sijoittajien näkökulmasta toimistotiloista tulee entistä yleisluontoisempia ja muunneltavampia kulloisen vuokralaisen tarpeiden mukaan. Vuoropuhelu vuokralaisen kanssa tulee entistä tärkeämmäksi, jotta muuttuviin tarpeisiin pystytään vastaamaan ja tiloja voidaan pienentää tai laajentaa tarpeen mukaan.
”Tiedolla johtaminen, digitaalisen työympäristön ja käyttäjäkokemuksen parantaminen korostuvat jatkuvassa kehittämisessä. Käyttöastetta seurataan jatkossa entistä tarkemmin esimerkiksi sensoreilla ja työympäristösovellukset lisääntyvät. Työtilojen digitalisen varustelutason kasvattaminen on tärkeää, jotta mahdollistetaan saumaton käyttäjäkokemus ja tasa-arvoinen osallistuminen eri paikoista”, Östring kertoo.
RAKLIn marraskuussa 2020 tekemään kyselyyn vastasi 40 työympäristön käyttäjäorganisaatiota, jotka työllistävät yli 50 000 henkilöä sekä 14 sijoittajaorganisaatiota, jotka hallinnoivat yli 8 000 000 m²:n kiinteistökantaa. Tutustu kyselyn tuloksiin täällä.