Suorituskyvyn mittaamisella tehoa tietotyöhön

Tietotyö ja työympäristöt ovat suuressa muutoksessa. Hyvin johdettuina tilat, työkalut sekä työ- ja toimintatavat tukevat paremmin ihmisten hyvinvointia ja ydintoiminnan suorituskykyä. Tämä edellyttää organisaatioissa strategista kokonaisajattelua ja tukitoimintojen tiivistä yhteistyötä. RAKLI ja Senaatti-kiinteistöt kokosivat strategisen työympäristöjohtamisen osaajat klinikalle, jolla kehitettiin tapoja löytää yhteys työympäristöratkaisujen ja työn tulosten välillä.

Työympäristöt ovat kehittymässä ydinliiketoimintaa palvelevaksi resurssiksi, jota johdetaan aktiivisesti. Enää ei tarjota vain ”seiniä”, vaan tarkoin harkittuja kokonaisuuksia, jotka tukevat juuri niissä tapahtuvaa toimintaa. Kehittämisen tueksi tarvitaan tietotyön suorituskyvyn mittaristo, jolla voidaan osoittaa työympäristöjohtamisen vaikutus ydintoiminannan laatuun ja tuloksiin. Mittaustieto luo pohjan työympäristöjohtamiselle sekä työn tekemisen tapojen syvälliselle ymmärtämiselle ja kehittämiselle.

Johto tarvitsee lukuja

Perinteisiä toimistoja muutetaan enenevissä määrin moderneiksi monitilaympäristöiksi, jotka tukevat erilaisia työnteon tapoja. Työntekijä voi itse valita työpisteen suorittamansa tehtävän mukaan, esimerkiksi keskittymistä vaativalle työlle on omat hiljaiset alueensa ja kohtaamisille omansa. Muutoshankkeiden onnistumisen kannalta on ensisijaisen tärkeää, että niillä on ylimmän johdon tuki. Mittaamalla tietotyön suorituskykyä, voidaan uudenlaisilla työympäristöillä saavutettavat hyödyt todentaa numeerisesti. Strateginen työympäristöjohtaminen on tulevaisuuden kilpailukykytekijä, ja edelläkävijäyrityksissä jo tätä päivää.

Työympäristöjohtamisen työkaluna toimivan mittariston kehittäminen alkaa nykytilan analyysillä siitä, millaisella tasolla yrityksen työympäristöjohtaminen on. Liiketoiminnan tuloksia mitataan useimmissa yrityksissä jollakin mittaristolla, ja myös työympäristön toimivuutta ja tietotyön suorituskykyä arvioivat mittarit tulee kytkeä saumattomasti tähän. Tutkittavia asioita voivat olla esimerkiksi henkilöstön viihtyvyys, vuorovaikutuksen määrä ja laatu, työvälineiden käyttö, tilojen käyttö ja toimivuus sekä tyytyväisyys työtiloihin. Tietotyön luonteen vuoksi yksiselitteisten ja helposti määritettävien mittareiden aika on ohi. Työympäristöjohtajan pitää koota työkalupakkiinsa useita muuttujia, joita voidaan kerätä esimerkiksi havainnoimalla, kyselyillä tai sensoreilla.

Uudistumista ja luottamusta tarvitaan

Kilpailukyvyn ja tulosten saavuttaminen nykyisessä toimintaympäristössä vaatii organisaatioilta jatkuvaa uudistumista ja huippuosaajien houkuttelua työntekijöiksi. Työympäristöjohtamisella näitä molempia voidaan tukea merkittävästi. Hyvään tilaan on kiva tulla, se inspiroi ja motivoi – saa aivotyöläiset vauhtiin. Johtamisen näkökulmasta kaikessa työssä on tärkeää, että prosessit ovat sujuvia. Tämän seuraaminen ja johtaminen on haastavampaa, jos työntekijät viettävät suuren osan ajastaan varsinaisen työpaikan ulkopuolella.

Mittaamista voidaan tehdä esimerkiksi keräämällä tietoa etätyövälineiden käytöstä ja työntekijöiden työn organisointia koskevista kokemuksista. Työn tekemisen vapauden ja vaikuttamismahdollisuuksien lisääntyminen edellyttää organisaatiokulttuurin muutosta sekä johdolta luottamusta siihen, että työt tulevat tehtyä työskentelypaikasta riippumatta. Jokaiselta työntekijältä puolestaan vaaditaan kykyä itsensä johtamiseen. Edistyksellisimmissä yrityksissä on jo päästy etätyön tarpeellisuuden perustelemisesta siihen, että esimies kertoo erikseen, miksi joku työtehtävä edellyttää läsnäoloa.

Lisätietoja:
Mikko Östring, RAKLI, puh. 050 301 8933
Heljä Franssila, Senaatti-kiinteistöt, puh. 050 549 8337

Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen -klinikan tulosraportti:
Miten työ- ja toimintatavat, työvälineet ja tilat palvelevat ydintoiminnan tuottavuutta ja ihmisten hyvinvointia? (digiversio)
Raportti pdf-tiedostona
Aamukahvi Annankadulla: Hallitusti kohti toimivampia työympäristöjä