Työympäristöjen muutoksesta vasta murto-osa nähty -klinikka alkoi

Työympäristöjä muokataan vauhdilla paremmin uusia työn tekemisen tapoja ja liiketoimintaa tukeviksi. Kehityksestä on kuitenkin nähty vasta jäävuoren huippu, ennusti Työterveyslaitoksen pääjohtaja Antti Koivula RAKLIn työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä -klinikan aloitusseminaarissa. Maailman muutos on nopeaa ja teollisen yhteiskunnan tarpeisiin syntyneistä toimitiloista on aika ajanut auttamattomasti ohi, minkä vuoksi organisaatiot hakeutuvat nyt niin sanottuihin monitilatoimistoihin. Klinikalla etsitään keinoja muutoksen hallittuun johtamiseen ja hyvään viestintään kokemusten vaihdon avulla.

Tuottavuus ja ihmisten työhyvinvointi syntyvät työolosuhteiden, työn sisällön, taitojen ja johtamisen summana. Näistä kaikki ovat muuttumassa radikaalisti.

Tilat mahdollistamaan innovaatiot

”Nyt on käynnissä suomalaisen työelämän suurin murros. Työ irrottautuu ajasta ja paikasta. Työtilojen laadun merkitys korostuu, koska niiden pitää houkutella ihmiset paikan päälle ja tarjota innostavat olosuhteet”, Antti Koivula korosti. Suomen kilpailukyky ei parane ilman innovaatioita, minkä vuoksi Koivula peräänkuulutti niitä synnyttävien työympäristöjen kehittämistä. Tämä tarkoittaa reipasta irtiottoa historiasta ja totuttuihin tapoihin tuudittautumisesta. ”Tilojen tulee vastata organisaatioiden, muuttuvan työn ja tilan käyttäjien tämänhetkisiin ja tuleviin tarpeisiin”, Antti Koivula alleviivasi.

Äly tulee työpaikoille

Työympäristöjen kehittämisessä vain mielikuvitus on toteutusvaihtoehtojen rajana ja erittäin persoonallisia toimistoja onkin jo toteutettu. ”Digitalisaatio tuo mukanaan paljon asioita, joita emme vielä osaa nähdä. Teknologia tekee työympäristöistämme koko ajan älykkäämpiä ja uskon, että tämä vähentää esimerkiksi työtapaturmia radikaalisti”, Antti Koivula visioi. Hän kannusti työympäristökehittäjiä leikkimään teknologialla, jotta kaikki sen tarjoamat mahdollisuudet löydettäisiin. ”Uusien, älykkäiden ratkaisujen tuominen vanhoihin tiloihin on usein vähintäänkin hyvin kallista, ellei jopa teknisesti mahdotonta”, Koivula muistutti.

Tarina viestinnän viitekehyksenä

OP Ryhmän toimitilojen muutoshanke lähti liikkeelle tarpeesta tukea organisaatiouudistusta ja koota henkilöstö samaan toimipisteeseen. ”Halusimme tarjota mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työntekoon ja lisätä vapautta. Hyvä kulttuuri näkyy asiakkaille asti”, kuvaili johtaja Silja Nikkanen. Uusi toimintatapa pohjautuu luottamukselle sekä onnistumisen edellytyksiä luovalle johtamiselle ja esimiestyölle. Tilat ja työvälineet on suunniteltu niin, että ne tukevat OP:n tavoitteita.

Massiivinen hanke on ollut pitkäkestoinen, mikä haastoi viestintää. Erityisesti evakkoaikana oli tärkeää, että koko henkilöstö pysyi ajan tasalla etenemisestä. Kantavana teemana viestinnässä oli matkailu. Kolmekymmentäkahdeksankymmentä työntekijää rekrytoitiin vapaaehtoisiksi matkaoppaiksi kollegoilleen. Ensin tutustuttiin matkakohteeseen, sitten siirryttiin lippujenlunastuksen kautta check iniin ja lopulta päästiin kohteeseen. ”Muuttovaiheessa viestinnän määrää lisättiin entisestään, kun muuttajia neuvottiin tiskeillä ja tehtiin runsaasti printtimateriaalia, kuten kartat”, kertoi Silja Nikkanen. Hän painotti, ettei muutosprojektin aikana viestintää voi olla koskaan liikaa ja muistutti, että yleensä henkilöstöä askarruttaa eniten varsin yksinkertaiset arkeen liittyvät kysymykset.  

Pilotoimalla parhaat tilat kustannustehokkaasti   

Suomen yliopistokiinteistöt on edelläkävijä tilojen uudistamiseen liittyvässä kehitystoiminnassa. Systemaattinen tutkimustyö on osoittautunut tehokkaaksi tavaksi luoda sellaisia tiloja, jotka tarjoavat käyttäjille lisäarvoa. ”Murroksessa meidän tilojen omistajien on oltava hereillä. Kun kaikki pystytään kohta hoitamaan periaatteessa virtuaalisesti, pitää opiskelu- tai työympäristön olla niin ylivoimainen, että sinne halutaan ehdottomasti tulla”, painotti dosentti Olli Niemi.

Onnistunut tila vastaa mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeisiin. ”Demohankkeissamme olemme pystyneet osoittamaan, että kun panostetaan voimakkaasti suunnittelu- ja ideointivaiheeseen ja käyttäjien mukaan ottamiseen, löytyy parempia ratkaisuja. Usein kokonaiskustannukset ovat jopa alkuperäisiä kaavailuja edullisempia, kun vain ne muutokset, joita käyttäjät todella arvostavat, toteutetaan”, Olli Niemi korosti. Esimerkiksi yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta tukevat alueet ovat nyt toimitiloissa erittäin haluttuja. ”Kun tehdään alhaalta ylöspäin yhdessä käyttäjien kanssa, saadaan yhteisöllisemmät ja innovatiivisemmat tilat”, lupasi Olli Niemi.

Elisa Ideal Work siivitti henkilöstötyytyväisyyden nousukiitoon

Elisa on uusien toimitilojen edelläkävijä, joka on kehittänyt monitilakonseptejaan jo yli kymmenen vuoden ajan. Viimeinen evoluutiovaihe on Elisa Ideal Work, joka paitsi tarjoaa liiketoimintaa ja henkilöstöntyytyväisyyttä tukevan työympäristön, myös kokoaa aikaisemmin irrallisina pidetyt projektit sujuvaksi prosessiksi. ”Pilotoimme EIW:tä ensin Pasilassa yhdessä kerroksessa, ja laajensimme sen sitten koko toimitaloon, koska palaute oli erinomaista. Merkittävää on se, että HR-päällikkö otti kehitystyöstä vetovastuun, jolloin hanke ei ollut luonteeltaan toimitilavetoinen”, kertoi Jari Salo. Työympäristön systemaattista parantamista johtavat ohjaus- ja kehittämisryhmät, jotka kokoavat laajan joukon elisalaisia. Mukana on henkilöstö- ja IT-hallinnon sekä viestinnän ammattilaisia ja henkilöstön edustajia. Työntekijöiden tyytyväisyyttä selvitetään myös paneeleilla, jotka luotaavat tunnelmia säännöllisesti.

RAKLI on käynnistänyt joulukuusta 2016 maaliskuuhun 2017 kestävän Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä -klinikan, jonka työpajoihin kokoontuu työympäristökehittämisen ammattilaisia paristakymmenestä organisaatiosta. Klinikan tuloksena syntyy koonti parhaista muutoksen johtamiskäytännöistä ja työympäristöcaseista.